Wees je eigen virtual assistant en zet je bedrijf op als een romantische komedie

Weet je waar ik aan denk bij een romantische komedie? Aan een makkelijke, voorspelbare film, waarbij ik lekker even kan ontspannen.

Als ik op een zaterdagavond fris gedoucht de deur achter me dicht trek van een schoon en opgeruimd huis, na ’s ochtends te hebben uitgeslapen en wetend dat ik op zondag lekker niks hoef, dan heb ik de zin, ruimte en energie om mijn tanden te zetten in een filosofische filmhuisfilm over wat het betekent mens te zijn, bekeken vanuit het perspectief van een niet-menselijk wezen en gevangen in een verhaal, beelden en een tempo vernieuwend voor het genre. (Bent u er nog?)

Als ik op een dinsdagavond afgedraaid op de bank zit na een dag vol onderbrekingen en urgent maar volstrekt niet belangrijk geneuzel, tussen een berg wasgoed dat nog gevouwen zou moeten worden, starend naar een stapel plinten die mijn vriend en ik na onze verhuizing eigenlijk nog zouden moeten plaatsen – doe mij dan maar een romantische komedie.

En dan kijk ik naar mijn bedrijf en dan denk ik:

- Al mijn coaching en al mijn schrijverij mag zijn als die filmhuisfilm. Kom maar doorrrrrr met doordenkers, breinkrakers en lastige plot-twists.

- ... en een heleboel andere noodzakelijke ondernemersdingen zoals alles rondom het versturen van een nieuwsbrief mag zijn zoals die romantische komedie. Makkelijk, voorspelbaar, een werkje dat ik in ontspannen toestand effe oppak.

Can you feel me?

Heb jij ook werkzaamheden die je graag makkelijk en ontspannen zou willen aftikken?

De snelste stap om dat te regelen is het in de arm nemen van een zogenoemde virtual assistant (VA). Die kan je allerlei werk uit handen nemen. Van je administratie tot het opzetten en bijhouden van je social media-accounts. Maar ook het afhandelen van vragen van klanten, het versturen van boeken, het uitzoeken van de juiste interviewkandidaten voor artikelen en daar dan een interviewafspraak mee regelen, enzovoorts.

Ironisch genoeg heb je echter het meest aan een VA als je wat voorbereidend werk hebt gedaan en dus al wat van je puinzooi hebt uitgezocht

Stel bijvoorbeeld, dat je VA contact heeft met jouw klanten. Dan is het wel fijn als hij of zij dat doet in jouw stijl. Je VA moet dus een goed idee hebben van waar jij en je bedrijf voor staan en wat jouw visie is. Bovendien is het handig voor je VA om überhaupt te weten wat ze moet antwoorden, als je klant iets vraagt.

Kortom, je moet eerst even zelf aan de bak.

Nu verloopt een romantische komedie volgens een vaste formule van zes stappen.

Hoe kun je dat toepassen op jouw ondernemersbestaan?

1.

Eerst zoek je uit welke werkzaamheden zo belangrijk en leuk voor je zijn dat je zonder die werkzaamheden net zo goed géén bedrijf had kunnen hebben. Dat zijn je filmhuis-taken. Bescherm ze met je leven.

In mijn geval bijvoorbeeld coachen en schrijven.

2.

Dan schrijf je op welke werkzaamheden je graag zou romkommen, zodat ze je niet langer opslokken.

In mijn geval bijvoorbeeld alle handelingen rondom het versturen van een nieuwsbrief.

3.

Ik ga er voor het gemak even vanuit dat de werkzaamheden die je wilt romkommen, ook allemaal noodzakelijk zijn voor een goede bedrijfsvoering. Als je daaraan twijfelt, lees dan bijvoorbeeld dit blog van mij over welke marketingacties je in welke situaties nodig bent.

Let op, schrik niet, ik ga nu even een vies woord gebruiken. Deze werkzaamheden ga je ... systematiseren. Hoppa.

Manieren om dit te doen:

- De luie manier, voor als je de werkzaamheden gaat uitbesteden aan je VA of stagiair

Zowel je laptop als je mobiel heeft een video-opnameknop. Zet die aan, neem jezelf op en vertel hardop bij elke handeling wat je aan het doen bent. (Gebruik je een voice recorder? Vertel dan ook alles wat de luisteraar niet kan zien, zoals wat je in je handen hebt, welke url je bezoekt, enzovoorts.)

Geef de video de naam van de taak, de werkzaamheid mee. Plaats die in een map die de naam draagt van de categorie waar de taak in valt. Bijvoorbeeld: nieuwe klanten binnenhalen. Zet je video’s op een plek waar je VA of stagiair ook bij kan, bijvoorbeeld in Google Drive of Dropbox.

Verandert er iets aan je taak? Ben je een handeling vergeten? In plaats van zelf een nieuwe video te maken, geef je het ontbrekende antwoord aan je VA of stagiair, en laat je die een nieuwe, verbeterde video opnemen. Zo wordt de student de leraar, en de beste student IS altijd de leraar.

- De georganiseerde manier, voor als je zelf de werkzaamheden blijft oppakken

Nu is het zaak de boel aan handelingen zo op te slaan, dat je zelf nooit meer iets vergeet. In plaats van alles te onthouden en te doen wanneer je er toevallig tijd voor hebt of aan denkt, ga je iedere handeling van je taak uitschrijven en agenderen.

Zo ziet bijvoorbeeld mijn lijst van handelingen eruit voor de taak ‘maandelijks een nieuwsbrief versturen’:

Makkelijk, voorspelbaar, ontspannen te doen (tenzij je net verhuisd bent of andere Grote Toestanden in je leven hebt.)

Dat kun je op papier doen, waarbij je de taken als een checklist bij je laptop in de buurt hangt. En dit kun je in handige programma’s zetten als Remember The Milk, 17 Hats of Wunderlist. Deze programma’s helpen je ook actief herinneren aan taken, dat kan papier dan weer niet.

Of maak dan een kleinere tussenstap. Plemp gewoon de app ‘Klok’ op je mobiel vol met terugkerende alarmbellen. Als het je lukt in je mobiel een wekker te zetten, lukt het je ook een alarm aan te maken voor iedere maandagmiddag om 14 uur, om jezelf eraan te herinneren dat je dan controleert of alle klanten hun facturen hebben betaald en zo nee, wie er herinnerd moet worden.

Als je dit op zich allemaal logisch en nuttig vindt klinken, maar tegelijk weet dat er 20.399 taken in je hoofd rondzwerven en je nu dus denkt Argh dan is er ook nog een andere oplossing, namelijk mijn coachtraject Focus op je Focus. Dan maken we gewoon samen een romkom.

Eind goed, al goed.