Wees je eigen virtual assistant en zet je bedrijf op als een romantische komedie

Weet je waar ik aan denk bij een romantische komedie? Aan een makkelijke, voorspelbare film, waarbij ik lekker even kan ontspannen.

Als ik op een zaterdagavond fris gedoucht de deur achter me dicht trek van een schoon en opgeruimd huis, na ’s ochtends te hebben uitgeslapen en wetend dat ik op zondag lekker niks hoef, dan heb ik de zin, ruimte en energie om mijn tanden te zetten in een filosofische filmhuisfilm over wat het betekent mens te zijn, bekeken vanuit het perspectief van een niet-menselijk wezen en gevangen in een verhaal, beelden en een tempo vernieuwend voor het genre. (Bent u er nog?)

Maar. Zit ik op een dinsdagavond afgedraaid op de bank? Na een dag vol onderbrekingen en urgent maar volstrekt niet belangrijk geneuzel, tussen een berg wasgoed dat nog gevouwen zou moeten worden, starend naar een stapel plinten die mijn vriend en ik na onze verhuizing eigenlijk nog zouden moeten plaatsen? Doe mij dan maar een romantische komedie.

Zo verdeel ik ook de werkzaamheden in mijn bedrijf

• Mijn coaching en schrijverij mag voelen als die filmhuisfilm. Kom maar doorrrrrr met doordenkers, breinkrakers en lastige plot-twists.

• Terugkerende, noodzakelijke routineklussen mogen voelen als een romantische komedie. Makkelijk, voorspelbaar, een werkje dat ik in ontspannen toestand effe oppak. Zoals alles rondom het versturen van een nieuwsbrief.

  Can you feel me?
  
  

Heb jij werkzaamheden die je makkelijk en ontspannen zou willen aftikken?

De snelste stap om dat te regelen is het in de arm nemen van een zogenoemde virtual assistant (VA). Die kan je allerlei werk uit handen nemen. Van je administratie tot het opzetten en bijhouden van je social media-accounts. Maar ook het afhandelen van vragen van klanten, het versturen van boeken, het uitzoeken van de juiste interviewkandidaten voor artikelen en daar dan een interviewafspraak mee regelen, enzovoorts.

Ironisch genoeg heb je het meest aan een VA als je voorbereidend werk hebt gedaan en je puinzooi vast hebt uitgezocht

Stel bijvoorbeeld, dat je VA contact heeft met jouw klanten. Dan is het fijn als hij of zij dat doet in jouw stijl. Je VA moet dus een goed idee hebben van waar jij en je bedrijf voor staan en wat jouw visie is. Bovendien is het handig voor je VA om überhaupt te weten wat ze moet antwoorden, als je klant iets vraagt.

Kortom, je moet eerst even zelf aan de bak.

Nu verloopt een romantische komedie volgens een vaste formule.

Hoe kun je een vast stappenplan toepassen op jouw routinewerkzaamheden?

1.

Eerst zoek je uit welke werkzaamheden zo belangrijk en leuk voor je zijn dat je zonder die werkzaamheden net zo goed géén bedrijf had kunnen hebben. Dat zijn je filmhuis-taken. Bescherm ze met je leven.

In mijn geval bijvoorbeeld coachen en schrijven.

2.

Dan schrijf je op welke werkzaamheden je graag zou romkommen, zodat ze je niet langer opslokken.

In mijn geval bijvoorbeeld alle handelingen rondom het versturen van een nieuwsbrief.

3.

Ik ga voor het gemak hiervan uit: de werkzaamheden die je wilt romkommen, zijn allemaal noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering. Twijfel je daaraan? Lees dan bijvoorbeeld welke marketingacties je in welke situaties nodig bent.

Let op, schrik niet, ik ga nu even een vies woord gebruiken. Deze werkzaamheden ga je ... systematiseren. Hoppa.

Manieren om dit te doen:

• De luie manier, voor als je de werkzaamheden gaat uitbesteden aan je VA of stagiair

Zowel je laptop als je mobiel heeft een video-opnameknop. Zet die aan, neem jezelf op en vertel hardop bij elke handeling wat je aan het doen bent. (Gebruik je een voice recorder? Vertel dan ook alles wat de luisteraar niet kan zien, zoals wat je in je handen hebt, welke url je bezoekt, enzovoorts.)

Geef de video de naam van de taak mee. Plaats die in een map die de naam draagt van de categorie waar de taak in valt. Bijvoorbeeld: Nieuwe klanten binnenhalen. Zet je video’s op een plek waar je VA of stagiair ook bij kan, bijvoorbeeld in Google Drive (slechte privacy) of pCloud (goede privacy).

Verandert er iets aan je taak? Ben je een handeling vergeten? In plaats van zelf een nieuwe video te maken, geef je het ontbrekende antwoord aan je VA of stagiair, en laat je die een nieuwe, verbeterde video opnemen. Zo wordt de student de leraar, en de beste student IS altijd de leraar.

• De georganiseerde manier, voor als je zelf de werkzaamheden blijft oppakken

Dan is het zaak alle handelingen zó op te slaan, dat je zelf nooit meer iets vergeet. Dat betekent: elke handeling van je taak uitschrijven en agenderen. Of: vraag AI om een checklist. In plaats van: alles onthouden en doen wanneer je er toevallig tijd voor hebt of aan denkt. Want dat werkt niet.

Zo ziet bijvoorbeeld mijn lijst van handelingen eruit voor de taak ‘maandelijks een nieuwsbrief versturen’:

Makkelijk, voorspelbaar, ontspannen te doen.

Dat kun je op papier doen, waarbij je de taken als een checklist bij je laptop in de buurt hangt. Of zet het in handige programma’s als Notion. Deze programma’s helpen je ook actief herinneren aan taken, dat kan papier dan weer niet.

Of maak dan een kleinere tussenstap. Plemp de app ‘Klok’ op je mobiel vol met terugkerende alarmbellen. Als het je lukt in je mobiel een wekker te zetten, lukt het je ook een alarm aan te maken voor iedere maandagmiddag om 14 uur, om jezelf eraan te herinneren dat je dan controleert of alle klanten hun facturen hebben betaald en zo nee, wie er herinnerd moet worden.

Dus, je eerste to-do

Sorteer je werkzaamheden in filmhuistaken en romcom-taken.